Å ta med ansatte på endringer, er både smart og lovpålagt. Her har Arbeidsmiljøsenteret skrevet noen tips som kan være nyttig i en omstillingsprosess!
Involvering og god kommunikasjon til ansatte gjennom en endringsprosess er det viktigste tiltaket for en god omstilling, og bidrar til å skape mestring og medvirkning for ansatte. Ved å involvere alle i organisasjonen, sikres forankring av endringene i virksomheten, og virksomheten har et bedre utgangspunkt for å treffe de rette tiltakene.
Nina Berg
Seniorkonsulent Arbeidsmiljløsenteret
Skaper lite tillit
Eksempler på det motsatte er når informasjonen om omstilling gis til ansatte i bedriften lenge etter at toppledere er ferdig med diskusjon og prosessering rundt omstillingsprosesser. Lederne er klare for iverksetting av endringer, mens de ansatte ikke har fått prosessert og forstått målet med omstillingen. Ved store omstillinger kan endringen fort forstås som at «vi ansatte» blir ignorert. Ansattes skepsis til endringer fra toppledelsen blir forsterket der ansatte opplever endringene som ledelsen ikke har innsikt i hvordan jobben faktisk utføres. Dette tapper ofte ansattes energi og motivasjon, skaper lite tillit til ledelsen og ryktespredning.
Når endringer settes i gang og ansatte ikke forstår hvorfor, eller er usikker på konsekvensene for seg, sine kollegaer eller organisasjonen, søker de fleste en oversikt gjennom samtaler. Når ansatte ikke vet mål og mening ser vi at samtaler ofte går over til mindre konstruktive spekulasjoner eller rykter. Spekulasjoner erstatter viten, som mobiliserer motstand mot endringene og/eller ledelsen.
Hva skal en leder gjøre?
Den lokale lederens viktigste oppgave i en slik situasjon er å involvere de ansatte for å dempe spekulasjonene. Lederen bør regelmessig informere om konsekvenser og aspektene ved omstillingen i etablerte avdelingsmøter, slik at ansatte får stille spørsmål, komme med innspill og lufte ut frustrasjoner. Det bør tilrettelegges slik at leder har mulighet til å intensivere og prioritere fellesmøter. Arbeidsmiljøloven (heretter AML) § 4-2 (3) sier at arbeidsgiver skal sørge for informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling for den ansatte der omstilling berører ansattes arbeidssituasjon En gjensidig dialog og samhandling vil bidra til at både ansatte og leder få mer kontroll på situasjonen, og leder kan hente innspill til lovpålagt risikovurdering.
AML sier at arbeidsgivere skal risikovurdere arbeidsmiljøet i forbindelse med endringer som er av betydning for de ansatte, for å sikre ansattes ivaretagelse under endringer. På bakgrunn av risikovurderingen skal det utarbeides en plan for hvordan et fullt forsvarlig arbeidsmiljø skal opprettholdes gjennom hele endringsprosessen. En slik plan bør inneholde punkter som omhandler at ansatte får tilstrekkelig informasjon og opplæring til å utføre arbeidet ved endringer, som for eksempel overgangen til nye digitale verktøy og endring i arbeidsoppgaver ( AM §4-2). Følges dette rådet, bidrar dette til å sikre gode endringer!
Tekst: Nina Berg, seniorkonsulent i Arbeidsmiljløsenteret