Visualiser rytmen i organisasjonen

Savner du en samlet og alltid oppdatert oversikt over virksomhetens planer og aktiviteter? Hva sier du til et interaktivt, visuelt og alltid oppdatert årshjul, tilgjengelig for hele organisasjonen?

I motsetning til tradisjonelle planleggings-verktøy, er Plandisc først og fremst et visuelt verktøy, som tar sikte på å revolusjonere hele planleggings-prosessen. Selskapet ble stiftet av en kameratgjeng i Aarhus for tolv år siden. Da jobbet de med årshjul i papirformat, før det ballet på seg med digital utvikling og stor suksess, til selskapet i 2021 ble innlemmet i Visma-konsernet.

– De tradisjonelle verktøyene handler mye mer om rekker og kolonner, og sånn har det vært i mange år, både i offentlig og privat sektor. Vi tilbyr et visuelt alternativ, som gir mulighet for å legge planer i flere samtidige lag, i ett og samme skjermbilde. Når du visualiserer rytmen i kommunen eller virksomheten, får du en langt mer fleksibel og gjennomsiktig måte å jobbe med planlegging på, samtidig som alt sammen er integrert mot de verktøy kunden allerede jobber i, som Office 365 og tilsvarende office-suiter, forteller Marc Nonbo, salgssjef i Visma Plandisc AS, og tilføyer:

Marc Nonbo

Salgssjef i Visma Plandisc AS

– Vi tilbyr også skreddersydde visningsmoduser, tilpasset oppgavene som skal løses på den aktuelle dagen. Du kan «zoome inn» på en bestemt måned, som gjengis visuelt, med hver enkelt avdelings aktiviteter hver måned, uke eller dag. På den måten får du planlagt en rytme, sånn at du ikke jobber med veldig mange frister i én del av året, færre i en annen, og kan flytte og bytte om på oppgavene, som det passer deg best.

Spisset mot kommunesektor

Brukerne av Plandisc fordeler seg 50/50 på offentlige og private. Siden Visma Plandisc inngår i Visma-konsernets Public Nordic-divisjon, er imidlertid fokuset rettet mot det offentlige.

– I porteføljen finner vi blant annet større kommuner, som Asker, Stavanger og Bergen, men minst like interessant er det at samtlige fylker er aktive brukere, ikke minst i de videregående skolene, der Plandisc har vist seg spesielt nyttig i forbindelse med store, sentraliserte avtaler, sier Marc.

– Løsningen gjør det mulig for dem å visualisere sentrale deler av driften, på en slik måte at informasjonen spres til de desentrale leddene i sanntid. La meg nevne et eksempel. Dersom du sitter med ansvaret for utdannelse på fylkesnivå, med behov for å dele komplekse planverk, kan du distribuere årshjulene med enkeltstående skoler, som dermed får umiddelbar oversikt over det som foregår sentralt, som de så kan inkludere i egne årshjul. På den måten kan skolene og sentraladministrasjonen også dele vital informasjon.

Fleksible tilganger

– Verktøyet er ekstremt enkelt i bruk, og oppdateres som nevnt i sanntid, slik at brukerne alltid har oppdaterte planer for hånden. Fylkeskommunene som kjøper VGS-lisens, får også anledning til å la brukerne legge planer selv, like ned til den enkelte lærer.

Her presiserer Marc at de som kun har lisens for administrasjonen, også kan dele informasjon med lærerne, elever og foreldre, som bare har leserettigheter. Det er selvfølgelig en modell som er like gyldig i andre kommunale og fylkeskommunale organisasjoner.

– Lisens er med andre ord noe du kun behøver for å opprette og redigere, men lesetilgang gis alle, enten det er på intranett, i Teams eller hvor det skulle være. Det er heller ikke slik at man er nødt til å dele hele årshjulet. Du kan velge å utelukkende dele det som er relevant for mottager, sier han.

– Når du får planverket presentert så visuelt, får du jo fort oversikt over på hvilke tider av året belastningen er stor, slik at nye aktiviteter kan plasseres der trykket er lavere, eller på tidspunkter som av andre årsaker passer virksomhetens rytme. Dermed fordeles aktivitetene og fristene jevnere, med langt bedre arbeidsflyt til følge. Og så må vi ikke glemme at det gir mye bedre samspill med andre programmer, som Outlook, Powerpoint, Teams og andre Office 365-verktøy, faktisk også med Gmail.

Marc forteller videre at samme plan også kan komme til anvendelse i flere årshjul. På den måten vil samme mål, frister og planer også oppdateres i samtlige forekomster, i alle relevante årshjul. Noen ville kalle det sømløs integrering.

Planlegg rytmen

– Du får også opp en kjapp oversikt over nylige aktiviteter. Den typen historikk og fleksibilitet finner du ikke i statiske planleggings-verktøy. Ellers er jo «rytme» et sentralt ord for oss. Målet er at bedrifter og kommuner skal lære å kjenne sin egen rytme. Det er det ikke så mange som får til. Kanskje sentralt, men ikke nedover i organisasjonen. Med Plandisc blir den rytmen tilgjengelig overalt, og den er visualisert lagvis, idet at du kan legge flere avdelinger «oppå» hverandre, og sammenligne.

– Vi kan sammenligne kommunedirektørenes saksmøter direkte med aktivitetene i kommunale etater og utvalg, og på den måten få det store, ofte etterlengtede, overblikket, ikke å forglemme oppfølging av fremdriften i enkeltsaker. Det fins faktisk nesten ingen grenser, mener salgssjefen.

– Det er viktig å presisere at vi på ingen måte erstatter de eksisterende saksbehandlings-verktøyene. Det er det visuelle overbygget, som gir oversikt over det som skjer i dem, vi bidrar med, lenket opp mot de forskjellige systemene. Klikker du på et punkt i årshjulet, får du detaljene om det som er arkivert akkurat der, som, igjen, er tilgangsregulert, forteller han.

Her kan en fort få inntrykk av at verktøyet kun er utviklet for kommunesektor, men:

– Det er mange bransjer og virksomheter som kan ha nytte av Plandisc, og kan ha glede av å lage et årshjul. Hvem trenger vel ikke gode planer, spør Marc retorisk.

Av Jarle Petterson