Tids- og pengebesparende planlegging i kommunene

Stadig flere kommuner bruker Plandisc, som gir en alltid oppdatert og svært visuell oversikt over egne og samarbeidspartneres planer og aktiviteter – og omvendt, på tvers av hele kommuneapparatet. Løsningen gjør det enklere å navigere i en hverdag som ofte preges av høyt tempo og mange parallelle prosesser, der behovet for struktur og gode rutiner blir stadig tydeligere.

I mange år har kommunene stått i økt kompleksitet. Oppgavene er blitt flere, samtidig som kravene til dokumentasjon har økt betraktelig. De skal også sikre at økonomi, strategier og faktisk drift henger sammen, og at dette kommuniseres godt nok til alle nivåer.

– I Norge råder det noen prinsipper om helhetlig styring, som skal bidra til kvalitet i kommunene. Det fordrer samsvar mellom økonomi og politiske strategier, som i Framsikt, men også ut mot dem som skal gjøre jobben i etatene, forteller Thea Windfeldt, daglig leder i Plandisc.

Thea Windfeldt

Daglig leder i Plandisc

– Med behovet for dokumentasjon, kontroll og effektivitet, må vi jobbe på nye måter. I mange kommuner er ett av tiltakene å bruke Plandisc, gjerne i kombinasjon med Framsikt, slik at de får visualisert økonomiske planer og prosesser på en tydeligere måte enn før.

Oppdatert overblikk

I tradisjonelle verktøy handler det mye om rekker og kolonner. Plandisc, som brukes av 75 kommuner og fylkeskommuner, tilbyr et visuelt alternativ, der planer kan legges i flere lag i ett skjermbilde. Mange bruker også Office 365 sammen med Plandisc, som gjør det enkelt å finne Excel-filer og generere årshjul. Årshjulene sikrer oversiktlig kommunikasjon på tvers av mange interessenter, og er alltid oppdaterte og dynamiske, noe som gir en helt annen flyt i arbeidsprosessene.

– Når alle har tilgang på et oppdatert overblikk, sparer vi mengder av kommunikasjon og

avstemming av forventninger, enten det gjelder teamene, administrasjonen eller ut mot etatene og innbyggerne. Kommunen formidler planene og prosessene, så alle er på høyde med utviklingen, forklarer Windfeldt.

– Årshjulet består av flere ringer. Man kan nøye seg med å dele kun én ring, der administrasjonen har helhetlig oversikt, mens teamene får sine respektive detaljer, noe som gir frihet uten at man mister kontrollen.

– Den største gevinsten er overblikket – for alle interessenter. Med automatisert opprettelse av planer gjennom opplastede filer, sparer man tid, men avstemmingen av forventninger sparer kanskje enda mer. I tillegg opplever mange at kvaliteten på planene heves.

Kontroll på data

– Oversikten gjør at alle kan iverksette tiltak basert på planene. Vi ser også økt kvalitet på planleggingen, fordi den visuelle presentasjonen gjør planene mer fullstendige enn tradisjonelle filer og diagrammer, sier Windfeldt.

Sikkerhet er også en populær gevinst. Plandisc gir økt kontroll på data, slik at man trygt kan dele internt eller med samarbeidspartnere.

– Vi har mange kunder blant offentlig eide virksomheter, som buss- og renovasjonsselskaper, og kommunene kan dele planene sine med dem. Ringer og årshjul kan flettes sammen, med ulike tilganger og rettigheter. Slik kommuniserer man det samme til alle, samtidig som man sikrer input fra eksterne, fastslår Plandisc-sjefen.

Bruker Plandisc til utrulling

I KS har de begynt å hente ut tilsvarende gevinster.

– Vi har en felles modell for innføring av nye nasjonale e-helseløsninger i kommuner og fylkeskommuner. Kommuner som vurderer deltagelse i felles innføringsløp kan sette seg inn i milepælene og fremdriftsplanen for innføringsløpet via Plandisc, enten det gjelder Digihelse, Digihelsestasjon, helhetlig tjenestemodell eller KoSy. Plandisc er en god måte å visualisere og tilgjengeliggjøre milepælene i et innføringsløp på, sier Kjetil Løyning, spesialrådgiver i KS e-helse.

Kjetil Løyning

Spesialrådgiver i KS e-helse

– På KS.no/e-helse finner kommunene en samlet oversikt over aktiviteter i innføringsløpet. Med Plandisc blir det også enkelt å se når de må sette av tid til hva, noe som har vist seg svært nyttig i praksis.

KS er både medlems- og interesseorganisasjon og utviklingspartner, hvis landsting i 2020 fattet et vedtak som ga KS et tydelig mandat og oppdrag på digitaliseringsfeltet.

– Samarbeidet med Plandisc har vært nyttig. I innføringsløpene har vi brukt noen av mulighetene og funksjonene i Plandisc, men ikke fullt ut, sier Løyning, som mener det er svært nyttig at Plandisc gjør det enkelt å skille mellom interne deler av hjulet og det som skal deles på KS.no.

– Vi bruker også Plandisc til planlegging av innføringsløp, samlinger og møter, både i KS og i samstyringsstrukturen. Ringene gir en veldig god visualisering på tvers av alle involverte, som gjør planleggingen mer forutsigbar.

Løyning beskriver grensesnittet som enkelt og intuitivt, med god støtte fra Plandiscs Eva Emblemsvåg, som har hjulpet dem med å skreddersy hjul og sirkler for en kompleks rigg med mange deltakere og kommuner.

Eva Emblemsvåg

Customer Success Consultant & AI Lead i Plandisc

Kontroll og deling

Eva Emblemsvåg understreker hvor viktig trygg informasjonsdeling er.

– Man kan styre delinger per disk og ring, med lese- og/eller skriverettigheter. Disken kan ha tre eller ti ringer, eller man kan ha flere disker. Vi har stor fleksibilitet knyttet til hva du legger hvor og hva du deler. Vi kan også låse delinger i Teams, Sharepoint og på hjemmesider, med krav om Single Sign-On, sier hun.

Hun anbefaler å lenke til filer i stedet for å laste dem opp.

– Da er det rettighetene som avgjør tilgangen. Laster du dem opp i Plandisc, forsvinner slike begrensninger.

– Når det gjelder KI, har vi en KI-assistent i betaversjon, som vil videreutvikles i 2026. Du forteller hva du jobber med og hvilke ringer du ønsker, så lager den en mal. Det gir et godt utgangspunkt, og med integrasjon mot Office 365, ligger det an til at Copilot også blir relevant fremover.

– Plandisc kommer uansett til å bidra til betydelig effektivisering i Kommune-Norge, avslutter hun.