Felles digitale verktøy gir kommunal delingsøkonomi

Kravene til kommunal tjenesteproduksjon øker, og ansatte må bidra til å skape gode tjenester for innbyggerne, fremfor tidkrevende administrasjon. Det har KF (Kommuneforlaget) lenge tatt konsekvensene av – og tilpasset seg en digital hverdag i løpende endring.

De færreste forbinder forlag med kompetanseutvikling og økt omstillingstakt i kommunal sektor, men her er KF noe for seg selv, eller som administrerende direktør Sven‑Olav Svendsen sier:

– Det høres kanskje gammeldags ut å kalle seg et forlag når man skal bidra til modernisering av så kompleks sektor som norske kommuner, men vi er først og fremst en digital kunnskaps‑ og løsningspartner med dyptgående kjennskap til kommunenes behov. Vi kombinerer faglig innhold og komplisert juss, og gjør det tilgjengelig som digitale, praktiske verktøy for kommunenes ledelse, ansatte og innbyggere. Målet er å gjøre kunnskapen konkret, praktisk og direkte anvendelig i hverdagen.

– Som del av KS‑familien er samfunnsoppdraget å sikre at kommuner og fylkeskommuner har tilgang på oppdatert og kvalitetssikret kunnskap når de trenger det. Vi bidrar til omstilling ved å flytte kunnskap ut til digitale arbeidsflater og i det formatet kommunene trenger. Når ansatte har lovverk, veiledere og beste praksis integrert i verktøyene sine, skjer kompetanseutviklingen kontinuerlig, fortsetter Svendsen.

– Dette gir bedre beslutningsgrunnlag, høyere kvalitet i arbeidet, og sikrer at alle følger de samme rutinene på en effektiv måte.

Integrert støtte i kommunenes arbeidsprosesser

– Vi fjerner usikkerhet og frigjør tid, slik at kommunene kan bruke tiden på innovasjon og tjenesteutvikling, og samtidig prioritere ansatte der de trengs mest, sier Svendsen.

KF leverer komplette økosystemer for kommunal forvaltning, fra faglitteratur og håndbøker innen HR og personal, til avanserte verktøy for innbyggerdialog, så vel som skjema for saksbehandling.

– Infoserien og de digitale håndbøkene våre omfatter personal‑, leder‑ og HMS‑håndbøker, oppdaterte lovverk og praktiske eksempler og maler. Dette er ekspertkompetanse formidlet på et lettfattelig språk, som styrker lokale lederes fagutøvelse, tjenesteproduksjonen og kommunenes autonomi, fortsetter KF-sjefen.

Han trekker også frem 10‑FAKTOR, en del av Bedrekommune, som gir styringsinformasjon og grunnlag for forbedring gjennom bruker‑, innbygger‑ og medarbeiderundersøkelser.

– Vi tilbyr også skjema‑ og saksbehandlingsløsninger samt omfattende digitale skjema tilpasset kommunale tjenester. Disse løsningene effektiviserer prosesser, reduserer dobbeltarbeid, og gir samtidig ledere bedre oversikt over organisasjonen.

Vi gir kommuneledere trygghet til å styre, og ansatte verktøy til å mestre hverdagen effektivt. Målet er jo å sikre velferdsstaten også i fremtiden.

Svendsen mener at KF understøtter visjonen om en døgnåpen og effektiv forvaltning, blant annet gjennom K‑koder og Nasjonal tjenestekatalog – digitale oppslagsverk og maskinlesbare databaser over lovpålagte tjenester, som kan integreres i kommunens nettsider og fagsystemer.

– Dette er vesentlig for arbeidet med virksomhetsarkitektur og forenkling av digitaliseringsarbeid, og vi samarbeider tett med KS sentralt, og øvrige aktører i KS‑familien, sier han.

– Løsningene er «levende», byggeklossbaserte, i «skyen» og tilrettelagt for integrasjon gjennom API‑er, slik at fagstoff alltid er à jour. Et eksempel er KF Infoserie, oppslagsverket «alle» i sektoren bruker for å sikre god og korrekt tjenesteproduksjon. Vi knytter sammen lover, rettsavgjørelser, tolkninger og praktiske maler sømløst, som sikrer at ansatte og ledere får helhetlig støtte i komplekse saker og oppgaver.

– I tilbudet finner du også faglitteratur, blant annet innen juss, HR, ledelse, helse, barnehage og skole som er viktige underlag for de digitale tjenestene.

Trygghet for medarbeidere og innbyggere

– Hvordan sparer dette kommunene for tid, arbeid og penger?

– I stedet for at kommunene skal tolke nye lovendringer, lage egne håndbøker, utvikle sjekklister eller virksomhetsarkitektur, gjør vi det én gang for alle, forklarer Svendsen.

Sentralisert vedlikehold av fagstoff, juss og maler reduserer administrasjon, og åpner for læring på tvers. Automatisering av rutineoppgaver reduserer også feilprosenten, og der en kommune har særskilte behov, kan løsninger bygges som lavkodeløsninger, og deles i IKT‑samarbeid.

Det merker innbyggerne gjennom økt rettssikkerhet, likebehandling og kortere responstider. På sikt bidrar det også til døgnåpen forvaltning, som automatiserer mye av innbyggerdialogen og gjør tjenestene tilgjengelige døgnet rundt.

– Når en kommune bruker våre løsninger, behandles henvendelser etter samme kriterier, og saksbehandlingen går raskere, fordi systemet hindrer prosessuelle feil. For innbyggeren gir det en mer forutsigbar og effektiv kommune, og for ansatte trygghet i arbeidet, sier KF-sjefen.

– Tradisjonell kompetanseheving har ofte handlet om kurs noen dager i året. Teknologi gjør at vi kan lære mens vi arbeider. Systemene gir veiledning når oppgaver skal utføres, slik at nødvendig kunnskap er tilgjengelig i øyeblikket. Slikt sikrer trygghet for alle, og det sikrer at kunnskapen faktisk brukes i praksis, og ikke går tapt over tid, samtidig som den bidrar til kontinuerlig forbedring.

– Vi gir kommuneledere trygghet til å styre, og ansatte verktøy til å mestre hverdagen effektivt. Målet er jo å sikre velferdsstaten også i fremtiden, fastslår Svendsen.