– Mange ledere tror innkjøp av IT-systemer løser problemer. Men hvis man ikke samtidig gjør noe med det grunnleggende i prosessene og organisasjonen, tar man med seg det dårlige innholdet inn i ny innpakning, forteller Alexander Bugge, daglig leder i Karabin i Oslo.
– Kundene tror ofte de har en unik situasjon. Men tar man bort bransje-sjargongen så sliter de fleste med det samme: Å snakke med hverandre internt, levere til rett tid og å levere det kundene faktisk etterspør. Dette bør man ta hensyn til både ved digitalisering og andre større endringsprosjekter, sier Bugge.
Alexander Bugge
Daglig leder i Karabin i Oslo
Ikke digitaliser feil!
Vi opplever ofte at virksomheter digitaliserer, robotiserer eller automatiserer rene avviksprosesser. Krefter og energi brukes på å effektivisere noe som burde vært unngått.
Skal du for eksempel investere i et «bedre» CRM-system som bidrar til å bruke mindre tid på fakturaspørsmål – eller skal du finne ut hvorfor det kommer fryktelig mange spørsmål knyttet til fakturaen?
Råd før neste prosjekt
– Når vi skal forbedre arbeidsmetoder eller lønnsomheten, mener jeg det er viktig å gjøre ting i riktig rekkefølge. Et godt forarbeid før man hopper på en “opplagt løsning”, kan spare store beløp og mye hodepine, sier Bugge. I etterkant oppdager mange at den “opplagte løsningen” ikke er så god likevel – og at behovet egentlig var noe annet.
– Vær tydelig på hva endringene skal bidra til i virksomheten, og hvordan de henger sammen med strategien. Definér de viktigste måleindikatorene, og prøv å kvantifisere dem. Hvordan presterer vi i dag? Hvordan må vi prestere i fremtiden? Følg indikatorene tett opp for å sikre at forbedringene faktisk skjer.
Når målene er tydelige målbare, blir neste trinn å vurdere om riktig medisin er bedre teknologi eller bedre arbeidsmetoder.
Gå mot riktig mål
En tommelfinger-regel kan være å tilby nye tjenester og løsninger med tjenestedesign, sikre nye og eksisterende prosesser og tjenester med forbedringsmetodikk, og støtte tiltakene med tilpasning eller implementering av systemer. Det er lett å glemme at vi implementerer systemer som støtteverktøy for det vi vil oppnå – de er ikke mål i seg selv.
– I denne vurderingen bør noen med erfaring fra tilsvarende prosjekter være med. Dette kan være egne ansatte, eller konsulenter som hentes inn dersom bedriften mangler slik erfaring, forteller Bugge.
Det er heller ikke så lett å være god bestiller overfor teknisk leverandør. Virksomheter er ofte flinke til å dokumentere hvordan man skal jobbe, med tilhørende prosedyrer og instrukser. Men i praksis etterleves ikke dette. Leverandørene er ofte teknisk gode og leverer et bra produkt, men de forstår ikke alltid bedriften. Hvis systemet settes opp basert på feil mål og virkelighet risikerer du å få en dårlig løsning som henger sammen med prosedyrene – men ikke hvordan selskapet faktisk jobber.
Ledende på forbedring
Karabin består av mer enn 50 spesialister på forbedring og er det ledende forbedringsmiljøet i Norge – målt gjennom dokumentert verdiskapning for kundene våre. Slik kan vi hjelpe din bedrift.
Av: Yvonne Hansen, leder marked, Karabin