Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er i ferd med et datafangstprosjekt knyttet til offentlige anskaffelser. Formålet er å gjøre offentlige innkjøp mer effektive, få bedre oversikt, sikrere analyser og å tilgjengeliggjøre dataene på en bedre måte.
Paul Are A Killie
Prosjektleder for bruk av ny teknologi i anskaffelsesprosesser i Difi
Hvert år kjøper det offentlige inn varer og tjenester for mer enn 500 milliarder kroner. Dette representerer et sted mellom 200 og 300 millioner fakturaer, men dataene knyttet til alle disse kjøpene er ikke lagret på en slik måte at de kan benyttes på en effektiv måte. Dette ønsker Difi å gjøre noe med.
– Jeg har ansvaret for å gjøre anskaffelsesprosessene i offentlig sektor bedre og mer effektive ved hjelp av alle typer ny teknologi, men det aller første vi trenger er å skaffe oss en skikkelig oversikt over hvilke transaksjoner som finnes. For å gjøre en ordentlig datafangst må vi ta vare på alle de forretningstransaksjonene som gjøres i tilknytning til offentlige anskaffelser. Det er først da vi kan bruke verktøy som kunstig intelligens for å gjøre offentlig innkjøp smartere, raskere, og rimeligere, sier Paul Killie som er prosjektleder for bruk av ny teknologi i anskaffelsesprosesser i Difi.
Løsningsarkitektur basert på EHF
EHF, eller «elektronisk handelsformat» som forkortelsen står for, er en standard måte å sende meldinger på mellom to parter. EHF-fakturaer brukes både i det offentlige og i det private i Norge, men også i Europa og mange andre steder i verden. Løsningen som Difi planlegger er basert på datastrømmene som går gjennom EHF.
– I dag blir ikke disse dataene tatt vare på. De går bare rett igjennom nettverket og blir borte, men i fremtiden kan alle transaksjonene til offentlige organisasjoner i dette systemet lagres i en datasjø, for å forklare det litt enkelt, sier Killie.
På sikt er det ikke bare fakturainformasjon som skal bevares, men også pakksedler, bestillinger, avtaler, ordre og all annen informasjon om det forretningsmessige som skjer fra et behov oppstår til anskaffelsen er gjennomført skal lagres i den samme datasjøen.
Stor nytteverdi
På organisasjonsnivå vil hver enkelt organisasjon kunne se på sine egne transaksjoner og bruke dataene til analyser og gjøre prediksjoner. Det vil gi dem bedre oversikt og sette dem i stand til å planlegge sine innkjøp med større nøyaktighet enn i dag. Dataene kan også kobles mot andre datakilder, som for eksempel kalendre eller værmeldinger, da kan innkjøpsløsningene bli enda bedre. På det neste nivået – det nasjonale – vil dataene eksempelvis kunne benyttes i statistikkøyemed av Statistisk sentralbyrå, til revisjon av Riksrevisjonen, eller være til hjelp når statsbudsjettene skal utarbeides. Difi selv vil også kunne bygge opp nye tjenester, for eksempel for å lage sentrale innkjøpsavtaler. Det siste nivået dreier seg om åpne data som kan gjøres tilgjengelig for offentlig innsyn. Disse dataene vil start-ups og andre selskaper kunne ta i bruk.
– Hvis de kobler den mot andre informasjonskilder kan de drive innovasjon og nyutvikling. Noen av de utfordringene vi har hørt om tidligere er at informasjonen er tilgjengelig som enkelvise transaksjoner, og at det til nå har vært veldig kostbart å lage systemer som klarer å hente mengder av transaksjoner for slike formål, forklarer Killie.
I produksjon i 2022
I dag arbeides det med et pilotprosjekt. EU er med å støtte dette prosjektet, siden de også vil kunne dra nytte av løsningen når den er klar.
– Hvis alt går etter planen kommer vil vi lansere en enkel løsning i 2022, og etter den tid skal vi fintune systemet og legge til mer funksjonalitet etter hvert, avslutter Killie.
Av: Tom Backe, [email protected]