«Innbyggerkontakt» er navnet på en prisbelønnet tjeneste som bidrar til å gjøre kommuner proaktive i kommunikasjonen med sine innbyggere.
Tjenesten, som er utviklet av Kommuneforlaget (KF) og Knowit, gjør det enklere for kommunene å kommunisere effektivt med innbyggerne sine på en målrettet måte.
– En av de store fordelene med denne tjenesten er at kommunene kan selektere hvilke mottakere som skal ha informasjon ut fra både geografiske og demografiske kriterier. Det betyr at de kan sende ut informasjon til innbyggere som bor innenfor et bestemt område, eller som er i en viss aldersgruppe. Dermed treffer de bedre med kommunikasjonen når den er så målrettet, sier Kristin Lunde Sørdal som er produktansvarlig for Innbyggerkontakt i KF.
Mottakerne får informasjonen fra Innbyggerkontakt enten på e-post eller som SMS, de trenger derfor ikke å foreta seg noe for å motta kommunal informasjon. Innbyggerkontakt benytter eksisterende datakilder og er koblet opp mot nasjonale felleskomponenter som eiendomsmatrikkelen, det nye folkeregisteret, samt kontakt- og informasjonsregisteret hvor systemet henter e-postadresse og telefonnummer fra.
– Alle disse registrene er oppdatert til enhver tid, og egentlig er vi heldige i Norge som har så gode felleskomponenter. Det gjør at det blir veldig enkelt å ta kontakt med innbyggerne. Siden vi også har utviklet kartfunksjonalitet og en integrasjon mot eiendomsmatrikkelen kan en nå også markere områder i kart og for eksempel sende informasjon til hytteeiere eller til alle eiere av boliger i et bestemt område, fortsetter Sørdal.
Bra for kommunen og for innbyggerne
Alle kommuner er lovpålagt å levere i overkant av 200 tjenester uansett kommunens størrelse. Det kan være utfordrende, uavhengig av innbyggertall.
– Dessuten er det lovfestet at kommunene skal drive aktiv informasjon om virksomheten sin. Det betyr at kommunene faktisk også har en informasjonsplikt. Innbyggerkontakt bidrar til å forenkle kommunens informasjonsarbeid slik at de kan spare både tid og kostnader. Og ikke minst blir det enkelt å tilpasse informasjonen, noe som også betyr at innbyggerne i større grad vil motta informasjon som de er interessert i fordi den føles relevant for dem, forklarer Sørdal.
Selv om KF nå leverer mange tjenester utover tradisjonell forlagsvirksomhet og fagbøker, er fremdeles innhold og innholdsproduksjon en strategisk hovedsatsning. Et eksempel er i forbindelse med kommunevalget hvor de har skrevet og kvalitetssikret ulike maler som retter seg mot bestemte grupper som eksempelvis førstegangsvelgere. Informasjonen går ut til 17 – 19 år gamle innbyggere som får nyttig informasjon om hvordan selve stemmeprosessen foregår i praksis.
– Tingvoll kommune gjorde noe tilsvarende ved forrige stortingsvalg. Da brukte de Innbyggerkontakt for å informere om forhåndsstemming. Resultatet var ganske formidabelt, som eneste kommune på Nordmøre økte nemlig valgdeltakelsen i Tingvoll med nesten tre prosent, forteller hun.
Ønsker nye innbyggere velkommen
Innbyggerkontakt kan også lytte til folkeregisteret og fange opp når noen melder flytting til kommunen. Mange av de kommunene som benytter Innbyggerkontakt benytter derfor denne muligheten til å sende ut en automatisk velkomstepost om all relevant informasjon om kommunen til de som melder flytting dit.
Prisbelønnet løsning
I november vant Innbyggerkontakt Dataforeningens SmartBy-awards. Dette er en pris for innovative produkter eller tjenester som bruker digital teknologi og som gjør byen eller kommunen til et bedre sted å leve, bo eller arbeide i. Juryens begrunnelse var blant annet at Innbyggerkontakt gjør kommuner proaktive ved å gi innbyggerne sine relevant informasjon som angår dem og som kommer til riktig tid.
– Forhåpentligvis vil tildelingen av denne prisen gjøre at enda flere hører om Innbyggerkontakt og at flere kommuner og andre aktører har lyst til å ta i bruk løsningen, avslutter Kristin Lunde Sørdal.
Dette er KF
Kommuneforlaget leverer praksisnær faglitteratur og digitale løsninger til kommunal sektor i Norge.
Deres produkter og tjenester gjør hverdagen til innbyggerne enklere ved å tilby relevant og oppdatert informasjon om blant annet lover og regler, skatt og økonomi, plan- og bygningsloven, barnehage og skole.
Kommuneforlagets digitale plattformer gjør det enklere for innbyggere å finne informasjon om kommunale tjenester og tilbud, men setter også kommunene i stand til å kommunisere med innbyggerne på en enkel og effektiv måte. På denne måten bidrar Kommuneforlaget til å forenkle og gjøre hverdagen til innbyggerne i Norge mer oversiktlig.
Kommuneforlaget kjenner kommune-Norge svært godt, og samtlige kommuner og fylkeskommuner i landet bruker en eller flere av Kommuneforlagets tjenester.
Kommuneforlaget benytter kunnskapen, og det tette samarbeidet de de har opparbeidet med kommunene, aktivt gjennom brukermedvirkning både når de utvikler og videreutvikler sine digitale tjenester.
Forlaget har gjennomgått en omfattende digital transformasjon. I utgangspunktet var Kommuneforlaget et vanlig forlag som leverte alle produktene sine på papir. For 15 år siden kom for eksempel 80 prosent av Kommuneforlagets omsetning fra trykte publikasjoner, i dag kommer derimot mer enn 90 prosent av omsetningen fra digitale produkter og tjenester.
Kommuneforlaget ble stiftet i 1976 og eies av KS.
Av Tom Backe