God planlegging kan spare både tid og konflikter i offentlige anskaffelser

Mange klager og tvister i offentlige anskaffelser kunne vært unngått med bedre forarbeid. Advokatfirma Sekse & Co peker på tydelige krav, god markedsdialog og grundig kvalitetssikring som avgjørende for gode og forutsigbare prosesser.

Espen Enge Helgøy

Advokat, Sekse & CO AS

1. Hva er de vanligste utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?

De fleste utfordringene i en anskaffelse oppstår lenge før konkurransen blir kunngjort. I Advokatfirma Sekse & Co ser vi at den vanligste er at oppdragsgiver ikke har brukt nok tid på å kartlegge sitt eget behov og markedet. Resultatet blir uklare krav, for korte frister og en konkurranse som verken er gunstig for leverandørene eller dem som skal bruke det som kjøpes inn.

En annen gjenganger er at regelverket oppleves som komplisert. Mange er usikre på hvilke regler som gjelder, hvilken prosedyre de bør velge og hvor mye de kan snakke med leverandørene underveis. Usikkerheten gjør at man enten blir for forsiktig, eller tar snarveier som skaper problemer senere.

For leverandørene er utfordringen ofte å tolke konkurransegrunnlaget riktig og levere et komplett tilbud innen fristen. Små formelle feil kan i verste fall føre til at et godt tilbud blir avvist.

Løsningen ligger i stor grad i god planlegging. Sett av tid til dialog med markedet, og avklar behovet før dokumentene skrives. Velg en prosedyre som passer oppdraget, og formuler krav og kriterier så enkelt og tydelig som mulig. En god test er om en leverandør som leser dokumentene for første gang, forstår hva dere ønsker.

Dokumenter valgene underveis. En kort begrunnelse for hvorfor dere har valgt som dere har, er gull verdt dersom noen senere stiller spørsmål ved prosessen.

Leverandører bør lese hele konkurransegrunnlaget tidlig, stille spørsmål innen fristen og bruke en sjekkliste før innlevering.

Vi anbefaler alltid å hente inn juridisk bistand tidlig. Det er langt rimeligere å få råd før konkurransen kunngjøres enn å rydde opp i en klagesak etterpå.

2. Hvilke feil ser du oftest i konkurransegrunnlag eller tilbud som fører til klage eller KOFA-sak, og hvordan kan disse unngås?

Mange av klagesakene vi arbeider med, handler ofte ikke om kompliserte juridiske spørsmål, men om ganske grunnleggende feil som kunne vært unngått. En klagesak tar tid, koster penger og kan i verste fall stoppe hele anskaffelsen.

Hos oppdragsgiver er den klassiske feilen uklare eller motstridende dokumenter. Når krav, kriterier og kontraktsvilkår kan forstås på flere måter, tolker leverandørene dem ulikt, og da blir tilbudene vanskelige å sammenligne. En annen gjenganger er tildelingskriterier som ikke måler det man faktisk ønsker, eller som er så vage at evalueringen blir vanskelig å etterprøve.

Mange saker oppstår også i selve evalueringen. Oppdragsgiver legger vekt på forhold som ikke står i konkurransegrunnlaget, eller begrunner valget for dårlig. Når en leverandør ikke forstår hvorfor de tapte, er veien til en klage kort.

Hos leverandørene er de vanligste feilene manglende dokumentasjon, forbehold mot kontraktsvilkårene og tilbud som ikke svarer på det som etterspørres. Slike feil kan føre til avvisning, uansett hvor godt tilbudet ellers er.

Mye av dette kan unngås med enkle grep. Oppdragsgivere bør kvalitetssikre konkurransegrunnlaget før kunngjøring, gjerne ved at noen som ikke har skrevet det, leser det med nye øyne. Evaluer kun etter kriteriene som er oppgitt, og skriv en begrunnelse som en tapende leverandør kan forstå og akseptere.

For leverandører er det viktigste å følge konkurransegrunnlaget nøye, unngå forbehold og stille spørsmål dersom noe er uklart.

3. Hva kjennetegner anskaffelser som går smertefritt sammenlignet med dem som ender i tvist?

Forskjellen mellom en smertefri anskaffelse og en som ender i tvist, handler sjelden om flaks. Den ligger i forarbeidet. Erfaringen vår i Advokatfirma Sekse & Co er at de beste prosessene er godt forberedt, tydelige og forutsigbare for alle parter.

Anskaffelser som går godt, kjennetegnes av god planlegging. Oppdragsgiver vet hva de trenger, har snakket med markedet og har satt av nok tid. Dokumentene er enkle å forstå, kravene er relevante, og det er tydelig hvordan tilbudene skal vurderes. Leverandørene vet hva som forventes, og kan levere tilbud som faktisk lar seg sammenligne.

Et annet kjennetegn er åpenhet. Spørsmål besvares raskt og deles med alle, endringer kommuniseres tydelig, og tildelingen begrunnes slik at også de som taper, forstår resultatet. Leverandører som føler seg rettferdig behandlet, klager sjelden, selv om de ikke vinner.

Anskaffelser som ender i tvist, har ofte motsatt mønster. Tidspress fører til hastverk, dokumentene er klippet sammen fra tidligere konkurranser, og ingen har tatt seg tid til å se helheten. Evalueringen blir uklar, begrunnelsen tynn, og da skal det lite til før tilliten brister.

Mange tvister oppstår også etter at kontrakten er signert. Uklare vilkår om pris, endringer og ansvar gir grobunn for uenighet når oppdraget først er i gang. En god anskaffelse tenker derfor på hele kontraktsperioden, ikke bare konkurransen.

Rådet vårt i Sekse & Co er enkelt. Bruk tid i starten, skriv tydelig, og behandle alle leverandører likt og forutsigbart. Det krever litt mer innsats tidlig, men sparer tid, penger og konflikter senere. Det er dessuten sjelden for tidlig å be om råd.