Norsk KI-løsning revolusjonerer dokumenthåndtering i offentlig sektor 

Best of Breed ser for seg en fremtid der kunstig intelligens analyserer, klassifiserer og behandler tekstbasert informasjon i alle arbeidsprosesser. Denne visjonen er i ferd med å bli virkelighet, og norsk offentlig sektor er blant de som er først ute med å ta i bruk den banebrytende teknologien.

Tenk deg en arbeidshverdag der du aldri mer må bruke tid på å vurdere om dokumenter skal arkiveres. Der kunstig intelligens ikke bare leser tekst, men faktisk forstår innholdet og tar beslutninger. Dette er en realitet som norske Best of Breed nå skaper.

– Det vi ser for oss er at om noen år jobber vi ikke med å lese og tolke tekstbasert informasjon manuelt lenger. Vi kommer til å jobbe med resultatet, hvor kunstig intelligens drar ut essensen, konkluderer og klassifiserer informasjon for oss, sier Stefan Sjøgren, daglig leder i Best of Breed.

Stefan Sjøgren 

Daglig leder, Best of breed 

Tidkrevende og unøyaktig arkivering

Offentlig sektor står overfor strenge krav til dokumenthåndtering. Saksbehandlere bruker i dag betydelig tid på å vurdere om dokumenter er journalpliktige – ofte med varierende nøyaktighet.

– I dag er gjeldende praksis mange steder ikke tilfredsstillende. Dette kan vi nå løse rimelig og enkelt med kunstig intelligens, forklarer Sjøgren.

Fra prototype til hyllevare

Best of Breed har, i samarbeid med Skatteetaten, utviklet en KI-løsning som automatisk vurderer om dokumenter er journalpliktige.

– Skatteetaten gikk til en pre-kommersiell anskaffelse hvor vi var én av de tre som vant runde én. Piloten viste at det var fullt mulig å klassifisere informasjon ved bruk av kunstig intelligens langt bedre enn manuelt, sier Sjøgren.

Resultatet er Duo Arkiver – et produkt som med en nøyaktighet på godt over 90 prosent kan vurdere dokumenter og automatisk sende disse til arkivsystemet.

– Vi kan fastslå om dokumentet er journalpliktig og/eller arkivverdig. I tillegg kan vi gi beslutningsstøtte til saksbehandler som forklarer vurderingen, basert på innholdet og gjeldende lovverk, sier han.

Godkjent av Datatilsynet

En unik fordel er at teknologien er norskutviklet og har gjennomgått et sandkasseprosjekt hos Datatilsynet.

– Teknologien vi leverer er lovlighetsgodkjent av Datatilsynet. Dette gjør oss helt unike, for det er det ingen andre som har, understreker Sjøgren.

Fornøyde kommuner

Flere kommuner har allerede implementert løsningen. Rune Wahlstrøm fra Skien kommune er meget tilfreds med samarbeidet. Han opplever at Best of Breed hjelper kundene med å finne de riktige løsningene gjennom innovative tanker. Ifølge Wahlstrøm jobber selskapet for å hjelpe kundene på en lønnsom og effektiv måte, både gjennom sine løsninger, kontaktnettverk og ikke minst egen kompetanse.

Arbeidstakeren i sentrum

Best of Breed legger stor vekt på at implementeringen skjer med respekt for alle berørte.

– Vi setter arbeidstakerne i sentrum. Det er viktig at de syns teknologien er en god idé. Tillit er avgjørende for at alle har god innsikt i hva som foregår, sier Sjøgren.

– Målet er ikke å erstatte ansatte, men å frigjøre deres tid fra rutineoppgaver til mer verdiskapende arbeid. KI-løsningen gir dem mulighet til å komme ajour med oppgavene sine, være mer kreative og trives bedre på jobben.

– Vi er grundige og slipper ikke kunden før alle føler seg trygge. Vi har tillitsbaserte prosjekter som skaper ro i kaoset.

Fremtidens tekstbehandling

– Vi ser for oss en fremtid hvor ansatte tar raskere beslutninger fordi de har støtte fra kunstig intelligens i alle tekstbaserte prosesser. Dette gjelder ikke bare arkivering, men innenfor juss, HR og alle områder som består av store mengder tekst, avslutter Sjøgren.