- I dagens byggeprosjekter brukes det fortsatt mye tid på kommunikasjon og etterarbeid ved besøk på byggeplassene, sier KS leder Rune Tunhøvd.  

- I år har vi innført nytt kvalitetssystem med SharePoint i bunn og Microsoft CRM, men vi så fort at vi ikke klarte å løse kommunikasjonen ute på byggeplass sier IT-ansvarlig Petter Sponberg.

- For å løse dette måtte vi innføre Viscenario som nå brukes på mobilen ute på byggeplassen for både ansatte og underleverandører. Alle avvik, befaringer, SJA og RUH rapporteres og håndteres på mobilen og nettbrett ute på byggeplassen. Alle dataene sendes via integrasjon til vårt Kvalitetssystem og CRM system, som brukes på kontoret av både prosjektledelsen og konsernledelsen.

- Nå som vi klarer å samle inn alle dataene fra prosjektene via mobilplattformen, Viscenario, klarer vi på en raskere måte å få kontroll på alle avvik. Dette gir oss også oversikt over alle feil og mangler fra byggefasen, ned på leilighet, rom og på underleverandørnivå. Dette gir en helt annen situasjon for vår Ettermarkedsavdeling enn vi har hatt tidligere. Vi kommer også til å slippe inn sluttkundene våre til å kunne rapportere inn feil og mangler i Viscenario.

- Fra nyttår kommer vi til å bruke Viscenario også som prosjekthotell i alle prosjekter der vi kan velge selv. Vi ser at plattformen vi nå bruker på avvikshåndtering er perfekt for prosjekthotell. Alle tegninger er tilgjengelig også på nettbrett, som igjen gir oss mer effektive befaringer da tegningen brukes som underlag på nettbrettet for å beskrive og logge avvikene slik at de enkelt følges opp.

- Man får én modul å forholde seg til, hvor arbeidsflaten kan være alt fra en webleser på pcen til en app på en mobil enhet. Sluttbrukerne våre får nødvendig informasjon via skyen rett i lomma sier en fornøyd IT sjef, Petter Sponberg.

- Reklamasjonshåndteringen blir også vesentlig enklere for oss internt, ettersom det ikke lenger vil være noe problem å skaffe seg full oversikt over hva som er gjort når og av hvem fra prosjekt til overlevering.

Intuitiv arbeidsflate

Byggeprosjekter består av en enorm mengde aktiviteter og mange involverte. Prosjektlederens viktigste oppgave er kommunikasjon, og for å håndtere informasjonsflyt, oppgaver og rapporteringer er en intuitiv og lett tilgjengelig arbeidsflate essensielt.


– Med Viscenario kan man utføre befaring og vernerunde på mobilen/nettbrettet mens man er ute, slik at man slipper å skrive rapporten på kontoret i etterkant, sier Tunhøvd og legger til at brukerne får pushvarsler når det er nye oppgaver og frister som er passer. 

Tetter gapet

Oppgavemetodikken, Kanban, som er brukt i Viscenario, er hentet fra Toyota som ofte identifiseres som «best practice» i produksjonsflyt og oppgavehåndtering. Kort sagt skal alle oppgaver ha en status «til behandling», «påbegynt» og «ferdig».

- Det er et gap mellom ledelsens prosjektstyringssystem som er bygget på økonomisystemer og den praktiske oppgave- og dokumenthåndteringen på en byggeplass. Det er til dette gapet vi trenger sømløse overganger for å effektivisere arbeidsprosessene.

Får oversikt

Prosjektleder får enkelt oversikt over alle oppgavene i prosjektet og ser raskt om noe har passert fristen og må tas tak i

- Alle jobber som krever sjekklister utføres på mobilen/nettbrett. Alle bilder, kommentarer og oppfølgingsoppgaver gjøres på mobilen. Når oppgaven er ferdig, flettes alt sammen og PDF lagres i prosjektmappen og sendes på mail. Alt skjer automatisk, forklarer Rune Tunhøvd og legger til:

 Det er dyrt når alle prosjektledere og prosjektmedarbeidere gjør prosjekter på sin måte. Ofte har de egne maler for KS-sjekkliste på sine befaringer og denne leveres på papir. Dette er ikke godt nok for oss lenger. Det passer seg ikke i 2015 at høyt kompetente medarbeidere skal sitte foran en pc å tolke håndskrift. Dette er nøkkelmedarbeidere som bør bruke tiden til det de er best til, nemlig faglig arbeid. Med denne løsningen rydder vi  nå bort manuell oppgavehåndtering som er en kostbar tidstyv i dagens byggeprosjekter.