Av Jan Henrik Ulvatne

Heldigvis er sjansene veldig små for at det skal skje noe, statistisk sett. Sikkerhet kommer imidlertid ikke av seg selv. God ivaretakelse av de reisende krever gode forberedelser og gode rutiner. Mange bedrifter har stort fokus på å ivareta de ansattes helse og sikkerhet, og dette gjelder spesielt de store selskapene. Imidlertid ser vi at mange små og mellomstore bedrifter ikke tilrettelegger eller etablerer ressurser og rutiner for oppfølging av de reisende før, under og etter en reise. En av årsakene til dette er blant annet manglende ressurser, og i noen tilfeller manglende forståelse.

Et begrep på vei ut?

Reisepolicy er ordet som brukes i reiselivsbransjen for å beskrive de retningslinjer arbeidsgiver har satt for bestilling av reiser, og i noen tilfeller omfatter de også oppfølging av de reisendes sikkerhet. Vi i NBTA ser at noen av våre medlemmer ser en så klar kobling av sikkerhet og reisepolicy at de har valgt å kalle det «sikkerhets-policy», og dette hjelper til å tydelig kommunisere betydningen av oppmerksomhet fra arbeidsgiver og den ansattes side.

Alle ledd må samarbeide

Ved en hendelse, uansett om det er på grunn av en askesky, helse, terrorhandling, streik eller noe annet trenger en bedrift å kunne følge opp de reisende. Derfor er de fleste reiseansvarlige veldig fokusert på bruk av valgt bestillingskanal - reisebyrå. Per idag har en mellomstor til stor bedrift ikke mye valg hvis de skal kunne følge opp reisende. Avvik fra dette medfører at det blir vanskeligere å følge opp de ansatte og iverksette tiltak. Derfor er det viktig at hele verdikjeden av leverandører jobber sammen med sine kunder for å ivareta dette. En reisende som bestiller direkte kommer i en «blindsone» for oppfølging. 

For bedrifter med mange automatiserte prosesser, kan bestillinger «utenfor systemet» medføre økte kostnader på grunn av at disse bestillingene må håndteres mer manuelt.

Verktøyene og isfjellet

Den vanlige ansatte kan kanskje ikke forstå hvorfor han eller hun skal benytte reisebyrå når det finnes så mange gode verktøy de kan benytte. Hvorfor skal de måtte betale et reisebyrå for noe de kan ordne selv? Det finnes så mange bra apper, og kanskje finner jeg en billigere pris (hvis jeg leter lenge nok). Noen bedrifter velger rett og slett å fjerne servicehonorar fra faktura, slik at de ansatte ikke blir «distrahert» av dette når de skal bestille en reise. Kommuniser hvorfor, og bruk sikkerhet som «nøkkelord» siden det er noe de fleste forstår. Skap en forståelse av «isfjellet»!

Mulighet for besparelse

Et godt oppsett for oppfølging av sikkerhet på reise er ikke nødvendigvis kostnadsdrivende. Ansatte ønsker å bli ivaretatt, slik at dette også kan bidra til å holde på verdifulle ansatte. Økt bevissthet rundt reisevalg og bedre forståelse for bedriftens policy vil bidra til lojalitet til bedriftens reiseprogram og derigjennom muligens besparelse.

Arbeidsgivers ansvar

Internasjonalt brukes begrepet «Duty of care», og de reisende må fortelles at arbeidsgiver har en plikt til å ta vare på deg når de reiser på bedriftens vegne. Arbeidsgivere som ikke informerer sine ansatte tilstrekkelig vil kunne bli saksøkt, med alle de kostnader og dårlig negativ publisitet det medfører.

Mye handler om bevisstgjøring fra både arbeidsgivere og ansattes side. De ansatte må bli informert og opplært i hvordan de skal ta vare på seg selv og bedriftens verdier (ref. datasikkerhet på reise). Samtidig har de ansatte ansvaret for å følge opp de rutiner og den informasjon de blir gitt. Det handler om forberedelse. Du vil garantert sette pris på det den dagen de sitter fast et sted på grunn av en streik eller en annen hendelse! God reise!