– Vi møter fortsatt potensielle kunder som mener at de ikke trenger hjelp, men kan ordne alt selv. Med all respekt, du har trolig ikke ansatte som er dyktige til å skape, produsere og gjennomføre et profesjonelt arrangement. Den tiden er forbi, sier Joakim Moe Røisland, gründer av Medvind Eventbyrå.

Det å bruke interne ressurser til å løse arrangementsfaglige jobber er ikke alltid så klokt.

– Et hjemmesnekret arrangement bærer lett preg av at det er nettopp det. Og sitter du en hel dag og kjeder deg på en konferanse, så sitter du også igjen med et dårlig inntrykk, sier han.

For det å bruke profesjonell hjelp kan ha stor betydning for bedriftens omdømme, både internt og eksternt.

Opplevelsesbasert kommunikasjon

Det er kanskje ikke så lenge siden den driftige medarbeideren sto for organisering av både presseseminar og konferanser, mens eventbyråene fikk jobben med å arrangere de sosiale arrangementene. Men mye har skjedd i løpet av de siste ti årene.

– Digitaliseringen påvirker hele verden, og skal man nå folk i dag må man bruke helt andre metoder enn før, forklarer Røisland.

Det betyr at byråer som Medvind har tatt et skritt lengre enn de tradisjonelle reklame- og eventbyråene og tilbyr det han kaller opplevelsesbasert kommunikasjon.

– Vår styrke er å foreta kreative og smarte grep som skaper en minnerik og magisk totalopplevelse, enten det er i forhold til dramaturgi, scenografi, programinnhold, teknologi, interaksjon, kommunikasjon eller annen del av iscenesettingen, sier Røisland.

Kundene er samfunnsaktuelle aktører innen næringsliv, politikk, forskning og ulike organisasjoner som ønsker hjelp til samfunns- og kommunikasjonsprosjekter.

Færre forretningsreiser

Digitaliseringen har også gjort noe med våre reisevaner, og måter vi møtes på. Vi er mer restriktive i forhold til tidsbruk og reising og mye av kommunikasjonen foregår via digitale flater. Men behovet for de fysiske møteplassene øker.

– Det å møtes for å mingle eller knytte kontakter har nok blitt enda viktigere for oss enn tidligere, det er slik kunnskapssamfunnet fungerer, sier Røisland.

– Før var mingling bare gøy og moro. Nå er mingling viktig jobb!

I Medvind merker de en økt interesse for å arrangere konferanser i inn- og utland. Det betyr at behovet for god kompetanse innen tilrettelegging og gjennomføring av denne type arrangementer blir enda viktigere enn tidligere.

Starter med spørsmål

Det å ha et godt omdømme er viktig, enten det gjelder små eller store aktører. I følge Røisland er det likevel overraskende mange som ikke er bevisste på hvordan de ønsker å fremstå, eller hvilket potensiale som ligger i det å bygge gode historier og opplevelser for å treffe interne eller eksterne personer på riktig måte.

– Vi merker at mange rett og slett ikke vet hva de ønsker seg eller hva de trenger fra et profesjonelt byrå, sier han.

Når han treffer kunden for første gang spør han alltid hvorfor de ønsker å arrangere nettopp dette arrangement, og hva de ønsker å få ut av det.

– Det første møtet er nesten utelukkende spørsmål fra oss for å kartlegge behov og ønsker. Deretter gjennomfører vi en workshop før vi enes om mål og suksesskriterier. Først da kan vi begynne å utvikle innhold og dramaturgi, sier han.