Av Svein Zakariassen, dtyreformann i Norsk Forening for Prosjektledelse (NFP)

Høy prosjektmodenhet har du dersom selskapet har dokumenterte og innarbeidede prosesser for prosjektgjennomføring, og systematisk registrerer data om prosjektene, og analyserer disse i den hensikt og stadig forbedre prosessene. De forskjellige forskningsresultatene spriker riktignok en del på hvor signifikante de enkelte sammenhengene er.

Vi vet alle at det er mennesker som skaper resultater. I mange av de studiene og analysene som gjøres, er betydningen av enkeltindividenes kompetanse og måten de samarbeider på, ikke synliggjort. Dette er et tema vi kunne ønske oss å komme tilbake til i en egen artikkel.

Vurdering av vellykkethet

Nå er det flere måter å vurdere om et prosjekt er vellykket. Det ene er sett fra et prosjektståsted; har vi kommet i mål innen tidsfristen og holdt oss til det vedtatte budsjettet og til avtalt kvalitet? Det er ofte dette kunde, prosjekt og prosjektleder har fokus på.

En annen, og kanskje bedre måte, er å måle hvor godt resultatet av prosjektet har bidratt til at marginene til selskapet er blitt bedre. Med andre ord; hvor godt har man lykkes i forhold til årsaken til at man startet opp prosjektet? (Ønske om å redusere kostnader, øke antall kunder, øke servicen, kvaliteten eller responstiden, øke markedsandeler og så videre).

Flere undersøkelser viser at selskaper med høy prosjektmodenhet, som i tillegg har innført program- og porteføljestyring, gjør det bedre enn gjennomsnittet på tradisjonelle suksesskriterier som tid, kost og kvalitet. De gjør det svært mye bedre på lønnsomheten til selskapet enn gjennomsnittet. De skårer også betydelig bedre på kundetilfredshet, som igjen vil føre til større kundelojalitet.

Levere innen tidsfristen

Det er også gjort omfattende analyser på hvilken kompetanse som er viktig for å ha størst mulig sannsynlighet for å levere innen tidsfristen for prosjektet.

Kompetansen er rangert i forhold til påviselig sammenheng med å fullføre innen tidsfristen.

  1. God opplæring og forståelse av risikostyring i selskapet
  2. Selskapets modenhet rundt prosessen med å tildele risikoeierskap
  3. Oppdatere risikoregistre
  4. Kontinuerlig oppdatere risikoplan
  5. Dokumentere prosesser på hvor i organisasjonen, og hvilke roller, som har ansvar for de forskjellige typer av prosjekter
  6. Holde prosjekter så langt unna 36 måneders varighet som mulig
  7. Kun tillate endringer via en moden endringskontrollprosess

Analysen viser at det å ha en kultur for risikostyring er den viktigste enkeltkompetansen i et selskap som øker sannsynligheten for at prosjektene vil lykkes med å komme i mål innenfor tidsfristen.

Prosjektmodenhet

Det er gjort flere større undersøkelser rundt om i verden på sammenhengen mellom de prosjektmodne selskapene og deres resultater. Generelt sett har selskapene med den høyeste prosjektmodenheten de beste resultatene (beste marginene).

De forretningsmessige resultatene er 52 prosent bedre enn gjennomsnittet, og det å få nye produkter og tjenester på markedet er 45 prosent bedre enn snittet.

Som man tydelig ser er det en svært lønnsom investering å bygge opp gode prosjektrutiner, ha en god risikokultur og registrere data fra prosjektene i den hensikt å stadig forbedre seg. Det gir penger i kassen.

En vei å gå

Nå skal det sies at mange selskaper har en vei å gå. Jeg har tall fra New Zealand (som ofte er likt Norge). Der viser den prosentvise andelen for de forskjellige modenhetsnivåene dette:

  • Nivå 1 (umoden, uten dokumenterte prosesser) = 30 prosent
  • Nivå 2 (de mest nødvendige prosessene er på plass) = 28 prosent
  • Nivå 3 (alle prosesser er dokumentert, standardisert og implementert) = 22 prosent
  • Nivå 4  (som nivå 3 i tillegg til å systematisk samle inn data) = 11 prosent
  • Nivå 5: (som nivå 4 i tillegg til å ha kontinuerlig forbedring) = 8 prosent

Her ser man at 58 prosent av selskapene har prosjektumodne organisasjoner, og at bare 19 prosent er svært modne.

Det er bare å brette opp armene og sette i gang så skal dere se at resultatene kommer etterhvert som dere klatrer opp på modenhetsskalaen!