Den praktiske realiteten for mange uten bistand er at det oppstår langt flere kostnader og situasjoner enn man først så for seg. En misforståelse kan være å regne med innflytting samme dag som overtagelse. Dette setter firmaet i en sårbar situasjon ved uforutsette hendelser eller forsinkelser hos byggherrer.

For et vellykket flytteforløp er det viktig med en sterk prosjektplan. Uforutsette kostnader og situasjoner må regnes med og planlegges, og en langsiktig plan med delmål bør skisseres. Et vellykket prosjekt forutsetter også et høyt nivå av tekniske utfordringer som skal imøtekommes. Grensesnittet i forhold til design og interiør med spesialiserte IT-løsninger må samhandles, og sammenfalle med byggets rent tekniske utforming.

Mange muligheter

Det er mange muligheter for et firma når de skal flytte, og det er viktig med et klart mål for hva man vil oppnå. Hva er hensikten med å skifte kontorer? Hvilket budskap er det man ønsker å kommunisere til omverden? Er det økt samhandling med kunder som er målet eller en profilendring utad? Hvilke økonomiske betingelser foreligger?

For en vellykket flytteprosess er det ofte et kobbel av aktører som må samarbeide for å nå et felles mål, med et felles tidsskjema. At kontoret er oppe og går første arbeidsdag er essensielt for å ikke tape verdier og profesjonelle som interiørarkitekter, gårdeier og byggingeniører må dra i samme retning. Her er planlegging viktig, og vil spare firmaer for utgifter og merarbeid.

Ved grundig planlegging kan man sørge for å ha null nedetid ved flytting av lokaler. Det er en god ide å begynne selve planleggingsprosessen tre år i forveien, og involvere nåværende gårdeier på et tidlig tidspunkt -  en samtale som mange kan kvie seg for. Ved å være åpne om fremtidige planer gjør man prosessen enklere, og mer transparent og effektiv for alle involverte.