– Tradisjonelle videokonferanser har vært vanlig i mange år, men i dag forventes det også at dokumenter kan hentes, presenteres og deles på en enkel og sikker måte. Det kan man kanskje få til via en PC, men brukeropplevelsen blir neppe særlig god og mulighetene for feilkilder er mange, sier Kjetil Pettersen som er salgs- og prosjektansvarlig i Video Film Int. AS.

De har en teknisk møteromsløsning som bidrar til en enklere hverdag som gjør møtene mer effektive.

Tredelt system

Enkelt forklart kjører systemet Skype for Business og består av tre deler. Den ene delen er en styringsenhet som er knyttet opp mot bedriftens Skypeklient og servere, den kobles mot en TV-skjerm og betjenes med mus og tastatur. Dette er hjernen som gjør at man blant annet kan ha webkonferanser og enkelt dele dokumenter. Den andre delen er en lydplanke som både sørger for optimal lyd ut, ved hjelp av en innebygd lydprosessor, men som også er utstyrt med mikrofoner som tar opp talelyden fra møtedeltakerne, samt et 120 graders kamera som fanger opp alle rundt bordet.

– Den siste delen er et system som sørger for enkel møteromsbooking via Outlook, Office 365, Google Calendar eller Exchange. Den leveres også med syv eller ti tommers touchpanel som plasseres ved inngangen til møterommene og den viser både info om hva som foregår og lyser grønt eller rødt for å vise om rommet er opptatt eller ikke, forklarer Pettersen.

Enkelt å betjene, sikkert å bruke

Når møtet starter står det informasjon på skjermen utenfor møterommet, og på skjermen i selve møterommet vises dagens kalender med informasjon om hva som skjer i dette møterommet akkurat nå og resten av dagen.

– I en travel hverdag er det viktig at det å starte et møte går raskt. Med denne løsningen trykker du bare på en eneste knapp. Så er du i gang med webkonferansen og får kontakt med de andre deltakerne som du har sendt møteinnkalling til via Outlook. Systemet du bruker inneholder alt du trenger for å holde et møte, og det har innebygd nettleser slik at du ikke trenger å bruke din egen laptop. Systemet har også støtte både for Google Cast og AirPlay slik at skjermbilder fra ulike devicer kan deles trådløst. Det ligger inne løsninger som gjør at skjermen kan splittes slik at man kan vise flere dokumenter, og ikke minst ligger det inne kryptering og en funksjon som tømmer systemet for informasjon når møtet er ferdig. Det bidrar til å ivareta sikkerheten på en god måte, sier Pettersen avslutningsvis.