Det nye systemet de bruker kommuniserer med hotellbookingsystemet som de hadde på Voksenåsen fra før, og er et toveis kommunikasjonssystem som håndterer informasjon mellom avdelingene.

- Tidligere skrev husøkonomavdelingen ut manuelle lister, slik at de visste hvilke rom som skulle gjøres rent for avreise og hvilke rom det fortsatt bodde gjester på. Renholderne krysset av og leverte listene tilbake til resepsjonen, som så la denne informasjonen inn i systemet. Sånn er det ikke lenger. I dag har vi et system som heter Serviator. Enkelt forklart henter det data fra hotellbookingsystemet og sender oversikter over romstatus til renholderne via en Ipad. Når rommet er klart, gir renholderen en kommando på nettbrettet, og vips er rommet klarmeldt i bookingsystemet også, forklarer hotellsjef Karin Maria Pettersson på Voksenåsen.

Minibar og vedlikehold

Når noe skal repareres eller trenger vedlikehold bruker de det samme systemet. Vaktmesteren får en tekstmelding med hvilken oppgave som skal utføres. Når det er gjort, merker han av for at oppgaven er fullført. Systemet har også rutiner for hvordan gjenglemte ting registreres og gir bedre oversikt og kontroll enn tidligere. Det samme gjelder minibar:

- Vi ser gode økonomiske resultater på minibaromsetningen etter at vi innførte dette systemet. I dag er det slik at husøkonomavdelingen legger inn forbruket via Ipad’en, og med en gang det er gjort, er gjestens regning belastet med dette forbruket.

Mer effektiv hverdag

Det de merker best er at hverdagen har blitt mer oversiktlig og ikke minst mer effektiv.

- Akkurat hvor mange timer vi sparer har vi ikke målt, men det er klart at det å slippe å løpe mellom avdelingene med masse manuelle lister gjør hverdagen mye mer effektiv. Siden alle oppgaver kvitteres ut i systemet, er vi også sikre på at ting blir utført. Skal vi for eksempel sette inn et fruktfat til en VIP-gjest, så sender vi en VIP-bestilling, når den er levert på rommet kvitteres oppgaven ut, og resepsjonen kan være helt sikkert på at gjesten får fruktfat.

Gjesteportal

Hotellet er også i gang med å implementere en gjesteportal. Den fungerer som en landingsside der gjestene havner så fort de har logget seg på nettverket. Herfra får gjestene blant annet hotellinformasjon og mulighet til å bestille restaurantbord. Løsningen kan tilpasses alle hoteller og utvides til å håndtere booking av spatimer, vise fly- eller bussavgangstimer eller for å markedsføre spesielle tilbud på en effektiv måte.